Microsoft Office 365 Data Loss Prevention (NCE)

Microsoft Office 365 Data Loss Prevention (NCE) ist eine cloudbasierte Nutzerlizenz für Microsoft Purview DLP, mit der Unternehmen sensible E-Mails und Dateien in Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business erkennen, überwachen und nach festgelegten Richtlinien schützen. Die Lösung richtet sich an IT-Administratoren, Datenschutzverantwortliche und Unternehmen, die unzulässige oder versehentliche Datenfreigaben in Microsoft 365 reduzieren möchten.

Was ist Microsoft Office 365 Data Loss Prevention?

Office 365 Data Loss Prevention ist die frühere Bezeichnung für Microsoft Purview Data Loss Prevention in Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business. DLP untersucht Inhalte auf sensible Informationen und kann Benutzer warnen, externe Freigaben einschränken oder definierte Aktionen blockieren, wenn eine Unternehmensrichtlinie verletzt wird.

DLP-Richtlinien für E-Mails und Dateien zentral steuern

Microsoft Purview DLP führt die Erkennung und Behandlung sensibler Inhalte über zentral verwaltete Richtlinien zusammen. Administratoren bestimmen, welche Datenarten geschützt werden, für welche Nutzer und Speicherorte eine Regel gilt und welche Reaktion bei einem Richtlinienverstoß ausgelöst wird.

Die Inhaltsanalyse beschränkt sich nicht auf eine einfache Stichwortsuche. Sie kann Schlüsselwörter, reguläre Ausdrücke, interne Prüfverfahren, zusammenhängende Datenmerkmale und Machine-Learning-Methoden auswerten. Dadurch lassen sich beispielsweise Finanzdaten, Kreditkartennummern, personenbezogene Angaben oder unternehmensinterne Informationen anhand definierter sensibler Informationstypen erkennen.

Über DLP-Richtlinien können Bedingungen und Schutzmaßnahmen miteinander verbunden werden. Abhängig von der vorhandenen Lizenz und Konfiguration lassen sich Richtlinienhinweise anzeigen, externe Zugriffe auf Dateien einschränken, Freigaben blockieren oder begründete Ausnahmen dokumentieren. Weitere technische Grundlagen erläutert Microsoft in der Dokumentation zu Microsoft Purview Data Loss Prevention.

Schutz für Exchange Online, SharePoint und OneDrive

Der Kern dieses Produkts schützt E-Mails und Dateien in Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business. Dateien, die innerhalb von Microsoft Teams über SharePoint oder OneDrive gespeichert werden, können ebenfalls durch diese DLP-Richtlinien erfasst werden.

Bei Exchange Online werden neue E-Mail-Nachrichten auf Richtlinienübereinstimmungen untersucht. Bereits vorhandene Nachrichten in Postfächern oder Archiven werden dagegen nicht rückwirkend wie eine vollständige Archivprüfung durchsucht. SharePoint und OneDrive können sowohl vorhandene als auch neu eingestellte Dateien auswerten.

DLP kontrolliert einführen und Richtlinien testen

Eine DLP-Einführung sollte mit klar definierten Datenarten, betroffenen Geschäftsprozessen und verantwortlichen Abteilungen beginnen. Im Simulationsmodus lassen sich Richtlinien zunächst auswerten, ohne die darin festgelegten Blockierungsaktionen unmittelbar auf Benutzer anzuwenden.

Die gewonnenen Ergebnisse helfen dabei, Schwellenwerte, Ausnahmen und betroffene Benutzergruppen anzupassen. Erst nach dieser Testphase sollten strengere Maßnahmen aktiviert werden, damit legitime Arbeitsabläufe nicht durch zu weit gefasste Regeln beeinträchtigt werden.

Systemvoraussetzungen für Office 365 Data Loss Prevention

Office 365 Data Loss Prevention ist ein cloudbasierter Dienst und keine lokal zu installierende Desktop-Anwendung. Entscheidend sind deshalb ein geeigneter Microsoft-365-Tenant, kompatible Basisdienste und die korrekte Lizenzzuweisung.

Kaufberatung und Lizenzwissen zu Microsoft Purview DLP

Eine eigenständige DLP-Erweiterung lohnt sich vor allem dann, wenn ein vorhandener und kompatibler Microsoft-Cloudplan die benötigten DLP-Rechte noch nicht enthält. Vor dem Kauf sollte deshalb geprüft werden, welche Funktionen bereits über bestehende Office-365- und Microsoft-365-Abonnements bereitgestellt werden.

Microsoft führt unter anderem Microsoft 365 E3, E5 und Microsoft 365 Business Premium sowie bestimmte Exchange-, SharePoint- und OneDrive-for-Business-Pläne als Lizenzoptionen mit DLP-Rechten auf. Die aktuelle Einordnung lässt sich in der offiziellen Microsoft-Purview-Dienstbeschreibung prüfen.

Typische Einsatzfälle sind der Schutz von Personalunterlagen in SharePoint, die Kontrolle von Finanz- oder Kundendaten in E-Mails und die Absicherung vertraulicher Projektdateien in OneDrive. Für Schutzmaßnahmen in weiteren SaaS-Anwendungen kann zusätzlich Microsoft Defender for Cloud Apps relevant sein.

NCE steht für New Commerce Experience und bezeichnet das Microsoft-Modell zur Bereitstellung und Verwaltung cloudbasierter Abonnements. Diese Lizenz ist daher keine dauerhaft gültige Dauerlizenz; Laufzeit, Abrechnung, Verlängerung und Kündigung richten sich nach der konkret bestellten NCE-Variante. Weitere Angebote finden Sie in der Kategorie Microsoft NCE Lizenzen.

Lizenz- und Kaufsicherheit

Die Bereitstellung erfolgt als digitaler Download per E-Mail nach Zahlungseingang; je nach NCE-Prozess werden die erforderlichen Lizenz- oder Einrichtungsinformationen digital übermittelt. Über software-guru.shop erhalten Sie Originalsoftware als laufzeitgebundene NCE-Nutzerlizenz. Die Lizenz ist nach der korrekten Bereitstellung im Tenant und Zuweisung an den vorgesehenen Benutzer sofort aktivierbar, jedoch nicht dauerhaft gültig. Bei digitalen Inhalten kann das Widerrufsrecht unter den gesetzlichen Voraussetzungen des § 356 Abs. 6 BGB vorzeitig erlöschen.

Häufige Fragen zu Microsoft Office 365 Data Loss Prevention

Ist Office 365 Data Loss Prevention eine Dauerlizenz?

Office 365 Data Loss Prevention im NCE-Modell ist eine laufzeitgebundene Abonnementlizenz und keine klassische Dauerlizenz. Die konkrete Vertragsdauer, Abrechnungsweise und Verlängerung richten sich nach der bestellten NCE-SKU.

Welche Microsoft-365-Dienste schützt diese DLP-Lizenz?

Der grundlegende Schutz gilt für E-Mails und Dateien in Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business. Dateien aus Microsoft Teams können erfasst werden, wenn sie in den zugehörigen SharePoint- oder OneDrive-Speicherorten liegen.

Ist DLP für Microsoft-Teams-Chats enthalten?

DLP für Dateien aus Teams und DLP für Chat- oder Kanalnachrichten sind unterschiedliche Funktionen. Der Schutz von Teams-Chats und Kanalnachrichten erfordert eine dafür geeignete Lizenz wie Office 365 E5, Microsoft 365 E5 oder eine vergleichbare Purview-Lizenz.

Ist Endpoint DLP für Windows- und Mac-Geräte enthalten?

Endpoint DLP gehört nicht automatisch zum grundlegenden Office-365-DLP-Schutz für Exchange, SharePoint und OneDrive. Für die Kontrolle von Kopier-, Druck-, Upload- oder USB-Aktivitäten auf Endgeräten werden zusätzliche Lizenzrechte und eine entsprechende Gerätebereitstellung benötigt.

Benötige ich bereits einen Microsoft-365-Tenant?

Für die Nutzung ist ein aktiver Microsoft-365- oder Office-365-Tenant mit kompatiblen Basisdiensten erforderlich. Die Lizenz wird einem Benutzer innerhalb dieser Umgebung zugewiesen; DLP-Richtlinien werden anschließend über das Microsoft-Purview-Portal verwaltet.

Kann ich DLP zunächst testen, ohne Dateien oder E-Mails zu blockieren?

DLP-Richtlinien können im Simulationsmodus ausgewertet werden, bevor aktive Blockierungsmaßnahmen greifen. Dadurch können Administratoren Richtlinienübereinstimmungen analysieren, Ausnahmen ergänzen und Fehlalarme reduzieren, bevor die Richtlinie produktiv durchgesetzt wird.

Fazit

Microsoft Office 365 Data Loss Prevention eignet sich für Unternehmen, die sensible E-Mails und Dateien in Exchange Online, SharePoint und OneDrive anhand zentraler Richtlinien schützen möchten. Besonders sinnvoll ist die Lizenz für Organisationen mit einem kompatiblen Basisplan, der die benötigten DLP-Rechte noch nicht enthält. Für Teams-Chats, Endgeräte oder umfassendere Purview-Funktionen muss dagegen eine weiterführende Lizenz geprüft werden.