Microsoft Exchange Online Archiving for Exchange Server (NCE)

Microsoft Exchange Online Archiving for Exchange Server ist ein cloudbasierter Archivierungsdienst für Unternehmen, die primäre Benutzerpostfächer in einer unterstützten lokalen Exchange-Server-Umgebung betreiben. Das NCE-Abonnement eignet sich für IT-Administratoren und Organisationen, die E-Mail-Daten zentral archivieren, Aufbewahrungsanforderungen umsetzen und den Speicherbedarf ihrer lokalen Postfächer besser steuern möchten.

Was ist Microsoft Exchange Online Archiving for Exchange Server?

Microsoft Exchange Online Archiving for Exchange Server ergänzt lokale Exchange-Postfächer um ein persönliches Archivpostfach in der Microsoft-Cloud. Das primäre Postfach verbleibt auf dem eigenen Exchange Server, während ältere oder aufbewahrungspflichtige Nachrichten über eine konfigurierte Hybridbereitstellung in das zugehörige Onlinearchiv verschoben werden können.

Cloudbasiertes Archiv für lokale Exchange-Postfächer

Das Archivpostfach wird einem vorhandenen Benutzerpostfach zugeordnet und erscheint in einem unterstützten Microsoft-Outlook-Client zusätzlich zum primären Postfach. Benutzer können archivierte E-Mails öffnen und durchsuchen, ohne lokale PST-Dateien als dauerhaftes Ablagesystem verwalten zu müssen.

Über Archivrichtlinien lassen sich Nachrichten anhand definierter Aufbewahrungszeiträume aus dem primären Postfach in das Archiv verschieben. Die Richtlinienverwaltung unterstützt IT-Abteilungen dabei, große Postfächer kontrolliert zu entlasten und gleichzeitig ein einheitliches Verfahren für ältere Geschäftskommunikation einzuführen.

Vorhandene Nachrichten können außerdem aus PST-Dateien in das Archiv übertragen werden. Dadurch lassen sich historisch gewachsene lokale Datendateien schrittweise in eine zentral verwaltete Archivstruktur überführen, sofern die technische Umgebung und die geltenden Unternehmensrichtlinien dies vorsehen.

Speichererweiterung und Wiederherstellung

Jedes berechtigte Archivpostfach erhält zunächst ein definiertes Speicherkontingent. Mit Auto-Expanding Archive kann Microsoft bei aktiviertem Feature zusätzliche Archivkapazität bereitstellen, sobald der vorhandene Speicher ausgeschöpft wird; das unterstützte Maximum liegt nach den derzeitigen Microsoft-Dienstbedingungen bei bis zu 1,5 TB pro Benutzer.

Die Erweiterung erfolgt nicht wie bei einer lokalen Festplatte sofort und vollständig, sondern wird vom Onlinedienst schrittweise bereitgestellt. Unternehmen mit besonders schnell wachsenden Datenbeständen sollten das Archivvolumen deshalb überwachen und die von Microsoft festgelegten Nutzungs- und Wachstumsgrenzen berücksichtigen.

Wiederherstellbare Elemente helfen dabei, versehentlich gelöschte Nachrichten innerhalb der jeweils geltenden Aufbewahrungsfrist zurückzuholen. Archivpostfächer werden außerdem in mehreren Datenbankkopien innerhalb der Microsoft-Infrastruktur gespeichert, um die Verfügbarkeit des Onlinedienstes abzusichern.

Aufbewahrung und Schutz geschäftlicher E-Mails

Aufbewahrungsrichtlinien legen fest, wann Nachrichten archiviert oder entsprechend den organisatorischen Vorgaben gelöscht werden. Diese Regeln eignen sich beispielsweise für Unternehmen, die E-Mail-Daten nach Abteilung, Inhaltstyp oder Aufbewahrungsdauer strukturiert verwalten müssen.

In-Place Hold und Litigation Hold können relevante Postfachelemente vor einer endgültigen Löschung bewahren, wenn rechtliche, regulatorische oder interne Untersuchungsanforderungen bestehen. Welche Funktionen in einer konkreten Umgebung verfügbar sind, hängt vom verwendeten Exchange-Plan, der Serverkonfiguration und den zugewiesenen Benutzerrechten ab.

Die Kommunikation zwischen der lokalen Exchange-Umgebung und dem Cloudarchiv wird verschlüsselt übertragen. Die Dienstbeschreibung berücksichtigt unter anderem verschlüsselte Clientverbindungen sowie unterstützte Nachrichtenschutzverfahren wie S/MIME und PGP.

Technische Voraussetzungen für Exchange Online Archiving

Exchange Online Archiving for Exchange Server ist kein lokal zu installierendes Programm. Entscheidend sind eine unterstützte Exchange-Server-Umgebung, ein Microsoft-365-Tenant und eine korrekt eingerichtete Verbindung zwischen dem lokalen Server und dem Microsoft-Onlinedienst.

Die Bezeichnung „für Exchange Server“ ist entscheidend: Dieses Produkt ist für Benutzer mit primären Postfächern auf einem lokalen Exchange Server vorgesehen. Für bereits vollständig in Exchange Online gehostete Postfächer muss die passende Exchange-Online-Variante geprüft werden.

Microsoft stellt eine aktuelle Dienstbeschreibung zur Exchange Online-Archivierung bereit. Für die technische Verbindung lokaler Postfächer mit der Cloud sollte zusätzlich die Dokumentation zu Exchange-Hybridbereitstellungen berücksichtigt werden.

Kaufberatung und Lizenzwissen zum NCE-Abonnement

Dieses Produkt lohnt sich vor allem für Organisationen, die ihre lokalen Exchange-Postfächer weiterhin betreiben möchten, aber keinen zusätzlichen lokalen Archivserver aufbauen wollen. Ein typischer Einsatzfall ist ein mittelständisches Unternehmen, das ältere Korrespondenz aus den aktiven Postfächern auslagern und trotzdem über Outlook verfügbar halten muss.

Auch regulierte Unternehmen können von zentralen Aufbewahrungsrichtlinien und Haltefunktionen profitieren. Die Lizenz allein ersetzt jedoch weder ein unternehmensweites Compliance-Konzept noch eine rechtliche Bewertung der konkret anzuwendenden Aufbewahrungsfristen.

In einer schrittweisen Cloudmigration kann das Archiv bereits in Microsoft 365 betrieben werden, während die primären Postfächer vorerst lokal verbleiben. Unternehmen, die auch ihre aktiven Postfächer kurzfristig zu Exchange Online migrieren möchten, sollten dagegen prüfen, ob ein vollständiger Exchange-Online- oder Microsoft-365-Plan wirtschaftlich und technisch sinnvoller ist.

NCE steht für New Commerce Experience und beschreibt Microsofts abonnementbasiertes Bereitstellungs- und Vertragsmodell. Es handelt sich nicht um eine dauerhaft gültige Kauflizenz, sondern um ein benutzerbezogenes Abonnement mit den im gewählten Angebot festgelegten Laufzeit-, Verlängerungs- und Kündigungsbedingungen.

Vor der Bestellung sollte außerdem geprüft werden, ob die benötigte Archivierungsfunktion bereits in einem vorhandenen Microsoft-Plan enthalten ist. Je nach eingesetztem Microsoft-365- oder Exchange-Online-Paket kann ein separates Archivierungs-Add-on entbehrlich sein.

Lizenz- und Kaufsicherheit

Die Bereitstellungsinformationen werden über software-guru.shop digital per E-Mail nach Zahlungseingang übermittelt; ein separates Installationsmedium gehört nicht zum cloudbasierten Dienst. Es handelt sich um ein Microsoft-NCE-Abonnement pro Benutzer und nicht um eine dauerhaft gültige Kauflizenz. Nach der Bereitstellung im passenden Microsoft-365-Tenant, der Benutzerzuweisung und der abgeschlossenen Hybridkonfiguration kann das Archiv administrativ aktiviert werden. Das Widerrufsrecht kann bei digitalen Inhalten vor Ablauf der 14 Tage erlöschen, wenn der Kunde dem vorzeitigen Ausführungsbeginn ausdrücklich zustimmt und den Verlust des Widerrufsrechts bestätigt (§ 356 Abs. 5 BGB).

Häufige Fragen zu Microsoft Exchange Online Archiving for Exchange Server

Ist dieses Archivierungs-Abonnement für lokale Exchange Server gedacht?

Microsoft Exchange Online Archiving for Exchange Server ist für Benutzer vorgesehen, deren primäres Postfach auf einem unterstützten lokalen Exchange Server liegt. Das zugehörige Archivpostfach wird in der Microsoft-Cloud betrieben und über eine Hybridbereitstellung mit der lokalen Umgebung verbunden.

Brauche ich für jeden Benutzer eine eigene Archivlizenz?

Jeder Benutzer, dessen Nachrichtendaten im cloudbasierten Archiv gespeichert werden, benötigt ein eigenes Exchange-Online-Archiving-Abonnement. Ein einzelnes Benutzerabonnement darf nicht als gemeinsamer Speicher für die Nachrichten mehrerer Personen verwendet werden.

Ist das Archiv wirklich unbegrenzt?

Die automatische Speichererweiterung ist nicht vollständig unbegrenzt. Microsoft stellt zunächst ein Grundkontingent bereit und kann das Archiv bei aktiviertem Auto-Expanding Archive schrittweise bis zu einem unterstützten Maximum von 1,5 TB erweitern, sofern die geltenden Voraussetzungen eingehalten werden.

Ist eine Exchange-Hybridbereitstellung zwingend erforderlich?

Für ein cloudbasiertes Archiv, das mit einem primären Postfach auf einem lokalen Exchange Server verbunden wird, ist eine korrekt konfigurierte Hybridbereitstellung erforderlich. Ohne diese Verbindung kann das lokale Benutzerpostfach nicht ordnungsgemäß mit seinem Archiv in Microsoft 365 verknüpft werden.

Ist Microsoft Outlook im Abonnement enthalten?

Microsoft Outlook gehört nicht zum Lieferumfang von Exchange Online Archiving for Exchange Server. Für den Benutzerzugriff wird eine unterstützte Outlook-Version oder eine andere von Microsoft für das konkrete Szenario freigegebene Zugriffsmethode benötigt; passende Outlook-Produkte finden Sie in der Kategorie Microsoft Outlook.

Ist Exchange Online Archiving eine dauerhafte Lizenz?

Exchange Online Archiving über NCE ist ein Abonnement und keine zeitlich unbegrenzte Einmalkauflizenz. Die Nutzungsberechtigung besteht innerhalb der vereinbarten Laufzeit und richtet sich nach den beim Kauf ausgewiesenen Verlängerungs- und Kündigungsbedingungen.

Ersetzt das Onlinearchiv eine vollständige Datensicherung?

Das Archiv stellt Funktionen für Aufbewahrung, Wiederherstellung und die langfristige Ablage von Postfachelementen bereit. Es sollte dennoch nicht ohne Prüfung als vollständiger Ersatz für eine unabhängige Backup-, Notfall- und Wiederherstellungsstrategie des Unternehmens betrachtet werden.

Fazit

Microsoft Exchange Online Archiving for Exchange Server eignet sich für Unternehmen, die lokale Exchange-Postfächer mit einem benutzerbezogenen Cloudarchiv ergänzen möchten. Besonders sinnvoll ist das Abonnement bei hohem E-Mail-Aufkommen, zentralen Aufbewahrungsrichtlinien oder einer schrittweisen Hybrid- und Cloudstrategie. Für vollständig in Exchange Online betriebene Postfächer muss die entsprechende Online-Variante geprüft werden. Weniger geeignet ist das Produkt für Organisationen, die eine dauerhaft gültige Einmalkauflizenz oder ein unabhängig betriebenes Komplett-Backup-System suchen.