Microsoft Dataverse File Capacity add-on - NPO (NCE)

Das Microsoft Dataverse File Capacity Add-on NPO (NCE) erweitert die Dateispeicherkapazität eines berechtigten Non-Profit-Mandanten innerhalb der Microsoft Power Platform. Es eignet sich für gemeinnützige Organisationen, IT-Administratoren und Fachabteilungen, die mehr Speicher für Anhänge, Bilder, Dokumente oder dateibasierte Inhalte in Power Apps, Power Automate und Dynamics 365 benötigen.

Was ist das Microsoft Dataverse File Capacity Add-on?

Das Microsoft Dataverse File Capacity Add-on ist ein zusätzlicher Cloud-Speicherbaustein für den Dateispeicher in Dataverse. Es wird genutzt, wenn vorhandene File-Kapazität im Mandanten nicht mehr ausreicht und Dateien wie Anhänge, Notizen, Bilder oder Dokumente weiterhin sauber innerhalb der Power Platform verwaltet werden sollen.

Mehr Dateispeicher für Dataverse, Power Platform und Dynamics 365

Microsoft Dataverse dient als zentrale Datenplattform für viele Lösungen innerhalb von Microsoft-Umgebungen, insbesondere für Power Apps, Power Automate und Dynamics 365. Während strukturierte Datensätze in Tabellen gespeichert werden, wird dateibasierter Inhalt über die File-Kapazität verwaltet. Dazu gehören zum Beispiel Anhänge zu Datensätzen, Dateien in Notizen, Bilder in Dataverse-Spalten oder Dokumente, die in Geschäftsprozessen benötigt werden.

Mit Dataverse File Capacity lässt sich dieser Speicher gezielt erweitern, ohne eine komplette neue Anwendung oder zusätzliche Benutzerlizenzen nur wegen wachsender Dateimengen einzuplanen. Das ist besonders relevant, wenn eine Organisation bereits Power Apps oder Dynamics 365 nutzt und der Speicherbedarf durch Fallakten, Projektunterlagen, Spendenbelege, Serviceanfragen oder interne Dokumentationsprozesse steigt.

Die technische Trennung zwischen Database Capacity, File Capacity und Log Capacity hilft Administratoren dabei, Speicherengpässe genauer einzuordnen. Strukturierte Tabelleninhalte, Protokolldaten und Dateien werden in Microsoft Dataverse nicht pauschal als ein einziger Speicherblock betrachtet. Genau deshalb ist dieses Add-on sinnvoll, wenn primär Dateien und Anhänge wachsen, nicht aber die eigentlichen Tabellenzeilen.

Für welche Non-Profit-Szenarien eignet sich das Add-on?

Das Add-on ist vor allem für Non-Profit-Organisationen interessant, die mit digitalen Formularen, Fallverwaltung, Förderprogrammen, Mitgliederverwaltung oder Projektarbeit arbeiten. In solchen Szenarien entstehen oft viele begleitende Dateien: eingescannte Nachweise, unterschriebene Dokumente, Fotos, PDF-Berichte, Korrespondenz oder interne Freigaben.

In Power Apps können Teams beispielsweise eigene Anwendungen für Projektanträge, Freiwilligenkoordination oder Hilfsprogramme erstellen. Sobald diese Apps Dateien erfassen, speichern oder mit Datensätzen verbinden, kann zusätzlicher Dataverse-Dateispeicher erforderlich werden. Dynamics 365-Anwendungen wie Sales, Customer Service oder Field Service nutzen Dataverse ebenfalls als Datenbasis, wodurch File Capacity auch für dokumentenintensive CRM- und Serviceprozesse relevant ist.

Für IT-Verantwortliche ist außerdem die zentrale Verwaltung im Power Platform Admin Center wichtig. Dort lässt sich nachvollziehen, welche Umgebungen Speicher verbrauchen und ob Datenbank-, Datei- oder Protokollkapazität betroffen ist. So wird Kapazitätsplanung nachvollziehbarer, bevor produktive Apps oder Workflows durch Speichergrenzen ausgebremst werden.

Technische Einordnung und Systemvoraussetzungen

Das Microsoft Dataverse File Capacity Add-on ist keine lokale Desktopsoftware. Es wird in einem Microsoft-Cloud-Mandanten genutzt und setzt eine passende Microsoft Power Platform-, Power Apps-, Power Automate- oder Dynamics 365-Umgebung voraus. Entscheidend ist nicht die Hardware eines einzelnen PCs, sondern die Berechtigung des Mandanten, die vorhandene Basislizenzierung und der administrative Zugriff.

Kaufberatung: Wann lohnt sich zusätzliche Dataverse File Capacity?

Zusätzliche File Capacity lohnt sich, wenn der Dateispeicher im Mandanten knapp wird, während die Organisation weiterhin auf Dataverse, Power Apps oder Dynamics 365 setzen möchte. Statt Prozesse auszulagern oder Dateien unstrukturiert außerhalb der Plattform abzulegen, bleibt die Speicherung näher an den Datensätzen, Sicherheitsrollen und Geschäftsprozessen.

Für kleine Non-Profits reicht die vorhandene Kapazität oft zunächst aus. Sobald aber mehrere Apps produktiv genutzt werden, Dokumente direkt in Dataverse gespeichert werden oder Teams regelmäßig Anhänge zu Fällen, Kontakten, Projekten oder Aktivitäten erfassen, sollte der Speicherverbrauch regelmäßig geprüft werden.

Das NCE-Modell steht für Microsofts New Commerce Experience. Dabei handelt es sich nicht um eine klassische Dauerlizenz für einen einzelnen PC, sondern um ein laufzeitgebundenes Cloud-Lizenzmodell. Vor dem Kauf sollte geprüft werden, ob der Mandant nonprofit-berechtigt ist und ob die vorhandenen Microsoft-Dienste die technischen Voraussetzungen für Dataverse-Kapazität erfüllen.

Lizenz- und Kaufsicherheit

Die Auslieferung erfolgt als digitaler Download per E-Mail nach Zahlungseingang über software-guru.shop. Das Produkt ist als Microsoft-Cloud-Add-on für berechtigte Non-Profit-Organisationen vorgesehen und wird nicht wie eine klassische Offline-Software installiert. Die Nutzung hängt von Mandant, vorhandenen Microsoft-Lizenzen, NCE-Laufzeit und administrativer Bereitstellung ab. Das gesetzliche 14-tägige Widerrufsrecht entfällt bei digitalen Inhalten nach Beginn der Aktivierung gemäß § 356 Abs. 5 BGB; vor Aktivierung besteht es.

Häufige Fragen zu Microsoft Dataverse File Capacity Add-on NPO (NCE)

Wofür brauche ich Dataverse File Capacity?

Dataverse File Capacity wird benötigt, wenn Dateien innerhalb von Microsoft Dataverse gespeichert werden. Dazu zählen zum Beispiel Anhänge, Bilder, Dokumente und Dateien, die mit Datensätzen in Power Apps oder Dynamics 365 verbunden sind.

Ist das Dataverse File Capacity Add-on eine Dauerlizenz?

Nein, dieses Add-on ist keine klassische Dauerlizenz für einen einzelnen PC. Es handelt sich um ein Microsoft-Cloud-Add-on im NCE-Modell, dessen Nutzung an die jeweilige Laufzeit, den Mandanten und die passenden Microsoft-Voraussetzungen gebunden ist.

Kann ich das Add-on ohne Power Apps oder Dynamics 365 nutzen?

Das Add-on ergibt nur Sinn, wenn im Microsoft-Mandanten bereits Dataverse-relevante Dienste oder Anwendungen genutzt werden. Typische Einsatzbereiche sind Power Apps, Power Automate und Dynamics 365-Anwendungen, die Dateien oder Anhänge in Dataverse speichern.

Welche Rolle spielt der Non-Profit-Status?

Die NPO-Kennzeichnung richtet sich an berechtigte gemeinnützige Organisationen. Microsoft Non-Profit-Angebote setzen voraus, dass die Organisation die jeweiligen Berechtigungsanforderungen erfüllt und der Mandant entsprechend qualifiziert ist.

Wo sehe ich den aktuellen Dataverse-Speicherverbrauch?

Administratorinnen und Administratoren prüfen den Speicherverbrauch im Power Platform Admin Center. Dort wird die Nutzung nach Speicherarten wie Database, File und Log dargestellt, sodass File Capacity gezielt überwacht werden kann.

Ersetzt dieses Add-on SharePoint oder OneDrive?

Das Add-on ersetzt SharePoint oder OneDrive nicht pauschal. Es erweitert den Dataverse-Dateispeicher für Inhalte, die direkt mit Dataverse-Datensätzen, Power Apps oder Dynamics 365-Prozessen verbunden sind.

Fazit: Für wen ist dieses Dataverse Add-on sinnvoll?

Das Microsoft Dataverse File Capacity Add-on NPO (NCE) lohnt sich für berechtigte Non-Profit-Organisationen, die bereits mit Dataverse, Power Apps, Power Automate oder Dynamics 365 arbeiten und zusätzlichen Dateispeicher benötigen. Besonders sinnvoll ist es bei dokumentenintensiven Prozessen, in denen Dateien direkt mit Datensätzen verbunden bleiben sollen. Weniger geeignet ist es für Anwender, die nur eine klassische Office- oder Windows-Lizenz suchen oder Dateien ausschließlich in lokalen Ordnern, SharePoint oder OneDrive verwalten möchten.