Automatic X-Invoice Processor

Automatic X-Invoice Processor ist eine Windows-Software zur regelbasierten Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X. Die 1-Jahres-Lizenz für einen Benutzer eignet sich für Buchhaltungsabteilungen, Selbstständige und kleine Unternehmen, die wiederkehrende Datei-, Druck-, Export- und E-Mail-Abläufe automatisieren möchten.

Was ist Automatic X-Invoice Processor?

Automatic X-Invoice Processor überwacht ausgewählte Ordner und verarbeitet dort eingehende E-Rechnungsdateien anhand individuell konfigurierbarer Profile. Das Programm kann Rechnungen automatisch umbenennen, kopieren, verschieben, drucken oder per E-Mail weiterleiten sowie strukturierte Rechnungsdaten extrahieren und für nachgelagerte Arbeitsabläufe bereitstellen.

E-Rechnungen nach individuellen Regeln verarbeiten

Die Software richtet die Verarbeitung nicht an starren Standardabläufen aus, sondern an den Regeln des jeweiligen Unternehmens. Über überwachte Ordner, auch Hot Folder genannt, erkennt das Programm neu eingehende PDF- und XML-Rechnungen und prüft, welches Profil auf die jeweilige Datei angewendet werden soll.

Ordner überwachen und Profile definieren

Für unterschiedliche Lieferanten, Mandanten oder Rechnungstypen lassen sich getrennte Verarbeitungsprofile anlegen. Als Filter können sowohl allgemeine Dateiinformationen als auch aus der Rechnung ausgelesene Angaben verwendet werden, sodass beispielsweise Rechnungen eines bestimmten Absenders automatisch in einen zugehörigen Ablagebereich verschoben werden.

Mehrere Ordner und Unterordner können gleichzeitig überwacht werden. Bereits vorhandene Dateien lassen sich mit der Nachverarbeitungsfunktion ebenfalls anhand der definierten Kriterien bearbeiten, ohne dass jede Rechnung erneut manuell geöffnet werden muss.

Dateien automatisch benennen, kopieren und ablegen

Mit den dynamischen Dateinamen können Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantenname, Betrag oder andere vorhandene Rechnungsinformationen in den Dateinamen übernommen werden. Auf dieselbe Weise erstellt das Programm Unterordner anhand der ausgelesenen Eigenschaften, etwa eine Ablagestruktur nach Geschäftsjahr, Lieferant und Monat.

Bei Namenskonflikten lässt sich festlegen, ob eine vorhandene Datei überschrieben, mit einer fortlaufenden Nummer ergänzt oder mit einem Verarbeitungsdatum versehen werden soll. Dadurch bleibt die Ablage auch bei größeren Rechnungsvolumen nachvollziehbar.

PDF- und XML-Rechnungen automatisch drucken

Die automatische Druckverarbeitung sendet passende Rechnungen unmittelbar an einen festgelegten Drucker. Reine XML-Rechnungen werden zuvor grafisch aufbereitet, damit die strukturierten Daten nicht als unübersichtlicher XML-Code, sondern als lesbare Rechnungsdarstellung ausgegeben werden.

Für jedes Profil können eigene Drucker, Druckqualitäten und Seitenbereiche gewählt werden. So lässt sich beispielsweise nur die erste Seite einer Rechnung drucken oder der Druck auf bestimmte Bürozeiten begrenzen.

Rechnungsdaten als CSV und Bericht ausgeben

Automatic X-Invoice Processor kann strukturierte Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungssumme und IBAN auslesen und in einer CSV-Datei speichern. Die Reihenfolge der Spalten wird vorab definiert; wahlweise entsteht eine separate Datei je Rechnung oder eine fortlaufend ergänzte Sammeldatei.

Für Auswertungen kann zusätzlich ein regelmäßiger Excel-Bericht mit erfolgreichen Verarbeitungsvorgängen, Fehlern und nicht passenden Dateien erstellt werden. Zur weiteren Bearbeitung der Berichte finden Sie passende Anwendungen in der Kategorie Microsoft Excel.

E-Rechnungen automatisch per E-Mail versenden

Der automatisierte E-Mail-Versand übermittelt verarbeitete Rechnungsdateien an einen oder mehrere Empfänger. Nachrichtentext, Empfänger und Anhänge können fest vorgegeben oder dynamisch aus Rechnungsdaten und CSV-Zuordnungen zusammengesetzt werden.

Für den Versand unterstützt die Software SMTP-Einstellungen, Exchange Online und das Outlook-Standardkonto. Unternehmen, die ein lokales Outlook benötigen, finden verfügbare Versionen unter Microsoft Outlook.

Unterstützte E-Rechnungsformate und Standards

Automatic X-Invoice Processor verarbeitet elektronische Rechnungen, deren Daten in einem unterstützten strukturierten Format vorliegen. Dazu gehören XRechnung in den Syntaxen UBL und CII, ZUGFeRD, Factur-X, PDF-Dateien mit eingebetteten XML-Daten sowie reine XML-Rechnungen.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben zur E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen, wobei gesetzliche Übergangsregelungen zu berücksichtigen sind. Aktuelle Informationen stellt das Bundesfinanzministerium zur E-Rechnung bereit; technische Grundlagen finden sich beim offiziellen Standard XRechnung.

Systemvoraussetzungen für Automatic X-Invoice Processor

Automatic X-Invoice Processor ist eine lokal installierbare Windows-Anwendung. Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich zwischen der aktuellen Version 2 und der weiterhin verfügbaren Version 1.

Benötigt der Arbeitsplatz ein kompatibles oder aktuelleres Betriebssystem, können verfügbare Editionen in der Kategorie Windows-Lizenzen verglichen werden. Die offiziellen Installationsdateien und Versionshinweise stehen außerdem im Downloadbereich des Herstellers zur Verfügung.

Kaufberatung und Lizenzwissen

Die 1-Jahres-Lizenz für einen Benutzer eignet sich für Einzelarbeitsplätze und Unternehmen, die den E-Rechnungs-Workflow zunächst für einen klar definierten Zeitraum einsetzen möchten. Für jeden Benutzer der Software wird grundsätzlich eine eigene Lizenz benötigt; die Lizenz verlängert sich nach Ablauf des Jahres nicht automatisch.

Eine 3-Jahres-Lizenz ist für länger geplante Prozesse mit festem Nutzerkreis vorgesehen. Die alternativ erhältliche zeitlich unbefristete Lizenz passt zu Unternehmen, die das Programm dauerhaft lokal einsetzen möchten, während Concurrent-User-, Standort- und Unternehmenslizenzen für größere Organisationen mit mehreren Anwendern angeboten werden.

Ein typischer Anwendungsfall ist der Rechnungseingang eines kleinen Unternehmens: Neue XRechnungen werden nach Lieferant und Jahr sortiert, relevante Daten in einer CSV-Sammeldatei erfasst und erfolgreiche Vorgänge protokolliert. In einer Buchhaltungsabteilung können unterschiedliche Profile Rechnungen an zuständige Mitarbeiter weiterleiten, während ein IT-Administrator Profile zentral verwaltet und Fehlerstatus per E-Mail überwacht.

Lizenz- und Kaufsicherheit

Die Auslieferung erfolgt über software-guru.shop als digitaler Download per E-Mail nach Zahlungseingang. Die 1-Jahres-Lizenz umfasst das Nutzungsrecht für einen Benutzer und ist nach Eingabe des Lizenzschlüssels sofort aktivierbar; Updates und Upgrades auf neue Programmversionen sind innerhalb der Laufzeit eingeschlossen. Es handelt sich um Originalsoftware, wobei vor dem produktiven Einsatz eigene Testläufe und Datensicherungen empfohlen werden. Bei digitalen Inhalten kann das gesetzliche Widerrufsrecht unter den Voraussetzungen des § 356 Abs. 5 BGB mit Beginn der Vertragsausführung erlöschen; maßgeblich sind die Zustimmung und Bestätigung während des Bestellvorgangs. Allgemeine Informationen zu digitalen Produktschlüsseln finden Sie in den Lizenz- und Aktivierungs-FAQ.

Häufige Fragen zu Automatic X-Invoice Processor

Welche E-Rechnungsformate verarbeitet Automatic X-Invoice Processor?

Automatic X-Invoice Processor verarbeitet XRechnung-Dateien in den Syntaxen UBL und CII sowie ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen. Unterstützt werden sowohl reine XML-Rechnungen als auch PDF-Dateien, in die strukturierte XML-Rechnungsdaten eingebettet sind.

Kann das Programm eingescannte Rechnungen oder normale PDFs auslesen?

Eingescannte Papierrechnungen und gewöhnliche Bild-PDFs ohne eingebettete strukturierte Daten können nicht wie XRechnungen automatisch ausgelesen werden. Automatic X-Invoice Processor ist keine OCR-Software, sondern verarbeitet vorhandene elektronische Rechnungsdaten aus unterstützten XML- und Hybridformaten.

Läuft Automatic X-Invoice Processor unter Windows 11 und Windows Server?

Die aktuelle Version 2 ist für Windows 10, Windows 11 und Windows Server in der 64-Bit-Ausführung vorgesehen. Die weiterhin verfügbare Version 1 unterstützt zusätzlich ältere Windows-Versionen sowie 32-Bit-Systeme; für neue Installationen sollte nach Möglichkeit ein aktuell unterstütztes Windows-System verwendet werden.

Benötigt Automatic X-Invoice Processor eine Internetverbindung?

Für die lokale Installation und regelbasierte Verarbeitung von Rechnungsdateien ist keine dauerhafte Internetverbindung erforderlich. Eine Verbindung wird jedoch benötigt, wenn Rechnungen oder Statusmeldungen per SMTP beziehungsweise Exchange Online versendet oder Online-Ressourcen aufgerufen werden.

Wie viele Personen dürfen die 1-Jahres-Lizenz verwenden?

Diese Produktvariante ist für einen Benutzer lizenziert. Soll die Software von mehreren Personen verwendet werden, müssen zusätzliche Benutzerlizenzen oder eine passende Concurrent-User-, Standort- beziehungsweise Unternehmenslizenz gewählt werden.

Verlängert sich die 1-Jahres-Lizenz automatisch?

Die 1-Jahres-Lizenz endet nach Ablauf der vereinbarten Nutzungsdauer und verlängert sich nicht automatisch. Für eine weitere Nutzung muss rechtzeitig eine neue Laufzeit oder eine andere verfügbare Lizenzvariante erworben werden.

Kann die Software Rechnungsdaten für Excel exportieren?

Rechnungsdaten wie Nummer, Datum, Summe oder IBAN können automatisch in einzelne CSV-Dateien oder eine fortlaufende CSV-Sammeldatei geschrieben werden. Zusätzlich erstellt das Programm Excel-Berichte mit Übersichten zu erfolgreichen Verarbeitungen, Fehlern und Dateien, auf die kein Profil gepasst hat.

Erstellt oder zertifiziert Automatic X-Invoice Processor rechtskonforme Rechnungen?

Automatic X-Invoice Processor dient in erster Linie der Verarbeitung bereits vorhandener E-Rechnungsdateien. Die Software ersetzt weder ein Fakturierungsprogramm noch eine steuerliche Prüfung und gibt keine Garantie, dass eine Rechnung sämtliche rechtlichen, steuerlichen oder empfängerspezifischen Anforderungen erfüllt.

Fazit: Für wen lohnt sich Automatic X-Invoice Processor?

Automatic X-Invoice Processor lohnt sich für Windows-Arbeitsplätze, an denen regelmäßig strukturierte E-Rechnungen eingehen und nach wiederkehrenden Regeln sortiert, gedruckt, exportiert oder weitergeleitet werden sollen. Die 1-Jahres-Lizenz passt besonders zu einem einzelnen Benutzer, der den Workflow zunächst zeitlich begrenzt einsetzen möchte.

Für Unternehmen mit mehreren Anwendern ist eine Mehrbenutzer- oder Standortlizenz geeigneter. Wer eingescannte Papierrechnungen per OCR erfassen, Rechnungen neu erstellen oder eine vollständige Buchhaltungs- und Archivierungslösung aufbauen möchte, benötigt zusätzliche Software.